Brauchen wir das große Setup überhaupt?
Vielleicht nicht, und das meine ich ernst. Ob sich ein eigenes System lohnt, hängt davon ab, wie viel Ihres Wissens an Personen hängt, wie viel Zeit im Suchen verloren geht und was auf dem Spiel steht, wenn Erfahrung den Betrieb verlässt. Deshalb steht bei mir vor jedem System eine Diagnose.
Die Treppe: vom Einfachen zum Großen
KI-Lösungen für Firmenwissen gibt es in Stufen, und die Kunst ist, auf der richtigen einzusteigen:
Stufe 1: Ordnung plus Standard-Werkzeuge. Wenn Ihr relevantes Wissen in wenigen, stabilen Dokumenten steckt, reicht oft ein aufgeräumter Dokumentenbestand und ein KI-Chat mit Geschäftskonto, dem man die Dokumente direkt mitgibt. Kein Projekt, keine Infrastruktur.
Stufe 2: Ein fokussiertes Wissenssystem für einen Bereich. Ein KI-Wissensmanagementsystem (RAG) für den Bereich, wo es am meisten brennt, zum Beispiel Service und Wartung oder die Projekthistorie. Überschaubarer Aufwand, schneller Nutzen, und ein realistischer Test für den Rest des Betriebs.
Stufe 3: Das ausgebaute System. Mehrere Wissensquellen, Zugriffsrechte über Abteilungen hinweg, Anbindung an Datenbanken, laufende Pflege. Lohnt sich, wenn Stufe 2 ihren Wert bewiesen hat und der Bedarf breiter ist.
Aufsteigen kann man immer. Absteigen, nachdem man zu groß eingekauft hat, ist teuer.
Warnsignale, dass Handlungsbedarf besteht
Ein paar ehrliche Prüffragen: Gibt es eine Person, bei deren Ausscheiden Sie ein echtes Problem hätten, und geht sie absehbar in Rente? Beantworten Ihre erfahrenen Leute jede Woche dieselben Fragen? Dauert es Monate, bis Neue eigenständig arbeiten, weil das Wissen nur in Köpfen und verstreuten Ordnern liegt? Werden Angebote und Kalkulationen aus dem Gedächtnis gemacht, weil niemand die alten Projekte findet? Je öfter Sie hier nicken, desto eher lohnt sich mindestens Stufe 2.
Was nicht zählt
Nicht jede Technik, die gerade durch Fachartikel und Verkaufsgespräche geistert, gehört in Ihren Betrieb. Es gibt über 20 benannte Varianten solcher Wissenssysteme, und die aufwendigste wird am lautesten beworben. Meine Erfahrung aus der Aufarbeitung dieser Landschaft: Die einfachere Variante, gut umgesetzt, schlägt die beeindruckende Variante, halb verstanden. Wer Ihnen ohne Diagnose das große Setup verkauft, verkauft sein Produkt, nicht Ihre Lösung.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Der erste Schritt ist immer dieselbe Bestandsaufnahme. Wo liegt Ihr Wissen, was davon ist gefährdet, und welche Stufe passt zu Ihnen. Ein mögliches Ergebnis davon lautet auch „noch nicht“ oder „nicht jetzt“. Das sage ich Ihnen dann auch so. Ein Gespräch darüber kostet Sie nichts.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Ich suche gerade Betriebe, die das System mit echten Unterlagen erproben. Und ich rede mit vielen darüber, wo ihr Wissen wirklich steckt. Beides gerne auch mit Ihnen.