Reicht nicht einfach ChatGPT?
Für allgemeine Aufgaben: ja, oft. Sobald es um Ihr eigenes Firmenwissen geht, stößt ChatGPT an eine harte Grenze. Es kennt Ihre Projekte, Verträge und Erfahrungswerte nicht. Und das Tückische ist: Es antwortet trotzdem, und zwar überzeugend.
Was ChatGPT gut kann
ChatGPT und vergleichbare KI-Modelle sind stark bei allem, wofür allgemeines Wissen und Sprachgefühl reichen: Texte formulieren, übersetzen, zusammenfassen, Ideen sortieren. Wenn Ihre Leute das heute schon nutzen, ist das ein guter Anfang.
Wo die Grenze liegt
Stellen Sie dem Modell eine Frage wie: „Wie haben wir 2019 das Fundament bei der Anlage in Öhringen ausgelegt?“ Darauf gibt es zwei mögliche Reaktionen, und beide sind ein Problem. Entweder das Modell sagt, dass es das nicht wissen kann. Oder es erfindet eine plausibel klingende Antwort, weil diese Modelle darauf gebaut sind, immer flüssig weiterzuschreiben.
Der Grund ist einfach: ChatGPT wurde mit öffentlich verfügbaren Texten trainiert. Ihre Projektberichte, Wartungsprotokolle, Kalkulationen und die Erfahrung Ihrer besten Leute waren nicht dabei. Das Modell kennt die Welt, aber nicht Ihren Betrieb.
Der Zwischenweg, den viele gehen
Man kann einzelne Dokumente in den Chat kopieren und dazu Fragen stellen. Das funktioniert für Einzelfälle. Als Arbeitsweise für den ganzen Betrieb hat es drei Haken. Erstens: Es skaliert nicht. Niemand sucht erst zwanzig Minuten das richtige Dokument, um es dann der KI zu geben. Das Suchen war ja das Problem. Zweitens: Jeder Mitarbeiter macht es anders, und niemand weiß, welche Antwort auf welchem Stand beruht. Drittens: Bei kostenlosen oder privaten Konten landen Ihre Dokumente unter Umständen in fremden Händen, ohne Vertrag und ohne Kontrolle.
Was ein KI-Wissensmanagementsystem anders macht
Ein KI-Wissensmanagementsystem (Fachbegriff: RAG, Retrieval-Augmented Generation) dreht den Ablauf um. Ihre Dokumente werden einmal sauber aufbereitet und durchsuchbar gemacht. Stellt jemand eine Frage, sucht das System zuerst die passenden Stellen in Ihrem Wissen heraus und lässt die KI dann nur auf dieser Grundlage antworten, mit Quellenangabe. Die KI bekommt also nicht mehr Allgemeinwissen, sondern Ihr Betriebswissen als Arbeitsgrundlage.
Die ehrliche Ausnahme
Wenn Ihr relevantes Wissen in einer Handvoll Dokumente steckt, die sich selten ändern, brauchen Sie kein eigenes System. Dann reicht es, diese Dokumente der KI direkt mitzugeben, mit einem sauberen Bezahl-Konto und klaren Regeln, was hinein darf. Das sage ich Ihnen dann auch so.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Die Frage ist nicht „ChatGPT oder eigenes System“, sondern: Wie viel Ihres Wissens ist verstreut, personengebunden oder vertraulich? Je mehr davon zutrifft, desto eher lohnt sich ein System, das Ihr Wissen kennt und belegen kann, woher jede Antwort stammt.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Ich suche gerade Betriebe, die das System mit echten Unterlagen erproben. Und ich rede mit vielen darüber, wo ihr Wissen wirklich steckt. Beides gerne auch mit Ihnen.