Dürfen dann alle Mitarbeiter alles sehen?
Nein. Ein sauber gebautes System übernimmt Ihre bestehenden Zugriffsrechte: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt seinen Inhalt auch von der KI nicht, nicht einmal in Auszügen. Das ist keine Zusatzfunktion, sondern eine Grundvoraussetzung.
Das Risiko, über das zu wenig geredet wird
Der einfachste Weg, ein KI-Wissenssystem zu bauen, ist: alle Dokumente in einen Topf, KI darüber, fertig. Genau so entstehen die Fälle, in denen ein Auszubildender das System nach Gehältern fragt und eine Antwort bekommt, weil irgendwo eine alte Gehaltsliste in einem freigegebenen Ordner lag. Die KI hat dann nichts falsch gemacht. Der Aufbau war falsch.
Wie es richtig geht
In einem sauber gebauten KI-Wissensmanagementsystem (RAG) wird jedes Dokument mit seinen Zugriffsrechten aufgenommen: Wer darf das sehen, welche Abteilung, welche Rolle. Stellt jemand eine Frage, filtert die Suche zuerst nach diesen Rechten und erst danach darf die KI mit den gefundenen Inhalten arbeiten. Das Ergebnis: Auf dieselbe Frage bekommt die Geschäftsführung eine Antwort und der Auszubildende den Hinweis, dass er auf diese Unterlagen keinen Zugriff hat. Die Beispiel-Demo auf meiner Startseite zeigt genau diesen Fall.
Wichtig ist die Reihenfolge: Die Rechte greifen vor der KI, nicht danach. Ein System, das erst antwortet und dann hofft, dass die KI sich an Anweisungen wie „verrate keine Gehälter“ hält, ist kein Schutz, sondern ein Versprechen.
Datenschutz und Betriebsrat gehören an den Anfang
Sobald ein System Dokumente verarbeitet, in denen Mitarbeiter vorkommen, sind Datenschutz und je nach Betrieb auch die Mitbestimmung berührt. Das ist kein Grund, es zu lassen, aber ein Grund, es geordnet zu machen. Also klären, welche Datenkategorien in das System dürfen, die Verarbeitung sauber dokumentieren, und den Betriebsrat früh einbinden statt ihn mit einem fertigen System zu überraschen. Ein früh eingebundener Betriebsrat ist erfahrungsgemäß eher Verbündeter als Bremse, denn auch er profitiert von auffindbarem Wissen. Mein Anspruch ist, das System betriebsrats- und datenschutzfertig auszuliefern, damit diese Arbeit nicht bei Ihnen hängen bleibt.
Der Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird
Beim Aufbau des Zugriffskonzepts kommt fast immer ans Licht, was in gewachsenen Ordnerstrukturen schlummert: alte Freigaben, die nie zurückgenommen wurden, sensible Dateien an falschen Orten, Duplikate mit unterschiedlichen Ständen. Das Projekt zwingt zu einer Aufräumarbeit, die sich unabhängig von der KI lohnt und die Ihr Betrieb vermutlich ohnehin vor sich herschiebt.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Fragen Sie bei jedem Angebot: Wie kommen unsere bestehenden Zugriffsrechte in das System, und was passiert, wenn jemand nach etwas fragt, das er nicht sehen darf? Wenn die Antwort ausweichend ausfällt, wissen Sie genug.
Wie sieht das bei Ihnen aus?
Ich suche gerade Betriebe, die das System mit echten Unterlagen erproben. Und ich rede mit vielen darüber, wo ihr Wissen wirklich steckt. Beides gerne auch mit Ihnen.